Koncernens och segmentens finansfunktioner styr Apex Transact koncerngemensamma arbete med intern kontroll av den finansiella rapporteringen. Koncernledningen och koncernens finansfunktion har ett gemensamt ansvar för att kontrollera och säkerställa att koncernen har lokala rutiner för att uppfylla krav enligt såväl globala som lokala lagar och regler, samt för att säkerställa en korrekt finansiell rapportering. Apex Transact är indelat i segment. Varje segment ansvarar för uppföljningen och styr-ningen i de länder som ingår i respektive segment. Varje dotter bolag eller landsledning ansvarar för att lagar och regler för finansiell rapportering tillämpas, för att koncernens rutiner och förfaranden efterlevs, och för den interna kontrollen.

Koncernledningen och koncernens finansfunktion ansvarar för uppföljningen av de externa revisorernas arbete. De externa revisorernas iakttagelser och rekommendationer diskuteras med berörda dotterbolag. Eventuella åtgärds-planer och vem som ansvarar för åtgärderna kommuniceras till de berörda personerna, som vidtar de åtgärder som krävs, varpå dessa följs upp. Vid anmodan redovisas resultatet av den interna kontrollen för revisionsutskottet.

Varje år görs en bedömning av riskerna hänförliga till den finansiella rapporteringen. Vid behov vidtas ytterligare kontrollaktiviteter, eller så stärks befintliga åtgärder.

Med kontrollaktiviteter avses åtgärder som inrättas genom Apex Transact policys och rutiner. Åtgärderna ska bidra till att säker-ställa genomförandet av ledningens instruktioner för hur risken att Apex Transact inte uppfyller sina mål ska hanteras. Åt-gärder har utvecklats och genomförts för att minska risk-exponeringen hänförlig till den finansiella rapporteringen. Kontrollaktiviteter bedrivs på samtliga nivåer och i olika skeden av affärsprocesserna. 

Varje operativ enhet i koncernen gör en kontinuerlig självut-värdering av sin förståelse för specifika delar av koncernens krav på intern kontroll samt av hur dessa efterlevs. Systemet möjliggör jämförelser mellan länder samt resultatsamman-ställningar på koncern- och landsnivå. Rapporterna görs till-gängliga för varje landsledning, segmentsledning samt för koncernledningen och revisionsutskottet. 

Apex Transact styrelse, vd och koncernchef samt ekonomi- och finansdirektör övervakar den interna kontrollen av den finan-siella rapporteringen. Styrelsen har inrättat ett revisions-utskott. Detta ska bland annat säkerställa en oberoende till-syn av effektiviteten i koncernens interna kontrollsystem och den finansiella rapporteringsprocessen. För att granska hur effektivt det interna kontrollsystemet är använder styrelsen bland annat följande metoder:

• Diskussioner med koncernledningen, eller med ansvariga funktioner, om riskområden som har identifierats av kon-cernledningen samt om de riskanalyser som har genomförts.
• Hantering av väsentliga frågor som väcks genom den externa revisionen och genom övriga granskningar/undersökningar.
• Genomgång av koncernledningens månatliga verksam-hetsavstämningar, där enheters faktiska och budgeterade resultat jämförs, avvikelser identifieras och nyckeltal och prognoser analyseras.